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Die monatliche Softwareabrechnung wird länger. Das Projektmanagement kostet, das Newsletter-System kostet, für Bildmaterial läuft ein Abo und irgendwo wird weiterhin eine Lizenz für ein Tool bezahlt, das vor zwei Jahren für eine einzelne Kampagne angeschafft wurde. Zusätzlich gibt es eine Plattform für Dateiübertragungen, eine Anwendung für Terminbuchungen und ein weiteres System, das Berichte erstellt, die anschließend manuell in Excel übertragen werden.
Fragt jemand, ob all diese Lösungen wirklich gebraucht werden, lautet die Antwort meistens: vermutlich schon.
Schließlich wurde jede Software einmal aus einem nachvollziehbaren Grund gekauft. Eine Funktion fehlte, ein Projekt musste schnell starten oder jemand kannte ein Werkzeug, das genau dieses Problem lösen sollte. Die neue Anwendung war innerhalb weniger Minuten eingerichtet und günstiger als eine längere Diskussion über bestehende Abläufe.
Nach einigen Jahren besitzt das Unternehmen eine beachtliche Sammlung digitaler Werkzeuge. Trotzdem suchen Mitarbeitende weiterhin nach Dateien, übertragen Daten zwischen Systemen und führen Aufgaben manuell aus, die eigentlich längst automatisiert sein sollten.
Dann entsteht der Eindruck, die vorhandene Software sei zu teuer oder leiste zu wenig. Häufig liegt das eigentliche Problem aber an einer anderen Stelle: Das Unternehmen nutzt nur einen kleinen Teil dessen, wofür es bereits bezahlt.
Neue Software ist oft einfacher als ein ehrlicher Blick auf den Prozess
Wenn ein Ablauf mühsam wird, suchen Unternehmen verständlicherweise nach einer Lösung. Ein neues Tool verspricht schnelle Entlastung, ohne dass der bestehende Prozess grundsätzlich hinterfragt werden muss.
Das ist angenehm. Die Anwendung wird getestet, das Abo abgeschlossen und der Zugang an einige Mitarbeitende verteilt. Für kurze Zeit fühlt sich das Problem gelöst an. Erst später zeigt sich, dass Daten doppelt gepflegt werden, Schnittstellen fehlen oder das neue System nur von jener Person verwendet wird, die es ursprünglich vorgeschlagen hat.
Der Grund ist einfach: Software kann einen schlechten Ablauf digitalisieren, aber nicht automatisch verbessern.
Wenn intern nicht klar ist, wer Informationen pflegt, welche Daten verbindlich sind und wie eine Aufgabe von Anfang bis Ende ablaufen soll, entsteht durch ein zusätzliches Werkzeug vor allem eine weitere Stelle, an der etwas eingetragen werden muss.
Ein typisches Beispiel ist die Verwaltung von Kundenanfragen. Anfragen kommen über die Website, per E-Mail, telefonisch und über Social Media. Ein neues CRM soll endlich Ordnung schaffen. Trotzdem werden manche Kontakte weiterhin in persönlichen Postfächern bearbeitet, andere in Excel erfasst und wieder andere direkt an Kollegen weitergeleitet.
Das CRM ist vorhanden, aber der gemeinsame Prozess fehlt. Nach einigen Monaten heißt es dann, das System sei kompliziert und werde nicht ausreichend genutzt. Vielleicht stimmt das sogar. Möglicherweise ist die Software für das Unternehmen tatsächlich ungeeignet. Häufiger wurde jedoch nie verbindlich festgelegt, welche Anfragen dort erfasst werden, wer sie übernimmt und wie der nächste Schritt dokumentiert wird.
Die Lizenz ist in diesem Fall nicht zu teuer. Teuer ist ein System, das parallel zu den alten Gewohnheiten betrieben wird.
Viele Unternehmen kaufen Funktionen, die sie bereits besitzen
Softwareanbieter entwickeln ihre Produkte laufend weiter. Neue Funktionen kommen hinzu, andere werden erweitert oder in bestehende Pakete integriert. Was vor zwei Jahren nur über eine zusätzliche Anwendung möglich war, ist heute möglicherweise bereits im Hauptsystem enthalten.
Kaum jemand überprüft das regelmäßig.
Stattdessen bleibt die alte Zusatzlösung bestehen und wird weiterhin bezahlt. Im schlimmsten Fall werden sogar zwei Werkzeuge parallel genutzt, weil verschiedene Abteilungen unterschiedliche Vorlieben entwickelt haben. Das Marketing organisiert Aufgaben in einer Plattform, die Entwicklung in einer anderen und die Geschäftsführung erhält daraus zwei Berichte, die nicht dieselben Zahlen zeigen.
Ähnliches passiert auf Websites und in Webshops. Für eine einzelne Funktion wird ein Plugin installiert. Später bringt das verwendete System dieselbe Funktion bereits standardmäßig mit, doch das Plugin bleibt aktiv. Es verursacht weiterhin Lizenzkosten, benötigt Updates und erhöht die technische Komplexität.
Auch bei Analyse, Newsletter, Dateiablage, Terminverwaltung, Formulardiensten und Bildbearbeitung gibt es häufig Überschneidungen. Der genaue Funktionsumfang der bestehenden Pakete ist intern kaum bekannt. Bevor jemand mehrere Stunden damit verbringt, eine vorhandene Möglichkeit zu prüfen, wird lieber ein weiteres Abo abgeschlossen.
Bei günstigen Monatsbeträgen fällt diese Entscheidung leicht. Zehn oder zwanzig Euro wirken nicht relevant. Über mehrere Anwendungen, Benutzer und Jahre entsteht daraus jedoch ein beachtlicher Betrag. Noch problematischer sind die indirekten Kosten: zusätzliche Benutzerverwaltung, weitere Passwörter, neue Datenschutzfragen, mehr Schnittstellen und ein höherer Schulungsaufwand.
Eine regelmäßige Lizenzprüfung sollte deshalb nicht nur fragen, welche Software gekündigt werden kann. Sie sollte ebenso klären, welche vorhandenen Funktionen bisher ungenutzt bleiben und möglicherweise andere Werkzeuge ersetzen könnten.
Die meisten Programme scheitern nicht an ihren Funktionen
Wenn Software im Unternehmen wenig genutzt wird, liegt der Verdacht schnell bei den Mitarbeitenden. Sie seien nicht offen für Veränderungen, hätten sich nicht ausreichend eingearbeitet oder würden lieber an ihren alten Gewohnheiten festhalten.
Manchmal trifft das zu. Häufig wurde ihnen aber lediglich ein Zugang geschickt und erwartet, dass der Nutzen von selbst entsteht.
Eine neue Anwendung einzuführen bedeutet mehr, als Benutzerkonten anzulegen. Mitarbeitende müssen verstehen, wofür das Werkzeug vorgesehen ist, welche bisherigen Arbeitsschritte dadurch entfallen und wie ein guter Ablauf künftig aussieht. Ohne diese Orientierung wirkt die Software wie zusätzliche Arbeit.
Das bekannte Muster ist schnell erklärt: Bisher wurde eine Aufgabe in Excel erledigt. Nun soll dafür ein neues System verwendet werden. Die Excel-Liste bleibt sicherheitshalber bestehen, weil den neuen Daten noch niemand vollständig vertraut. Einige Personen pflegen nur das neue System, andere weiterhin die Tabelle und besonders vorsichtige Mitarbeitende aktualisieren beides.
Das Ergebnis ist nicht Digitalisierung, sondern doppelte Buchhaltung mit moderner Benutzeroberfläche.
Schulungen können helfen, werden aber ebenfalls oft falsch angegangen. Eine mehrstündige Präsentation sämtlicher Funktionen macht noch niemanden sicher im Umgang mit einem Werkzeug. Viele Funktionen werden im Alltag nie benötigt und sind nach wenigen Tagen wieder vergessen.
Sinnvoller sind konkrete Anwendungsfälle aus dem Unternehmen. Wie wird eine neue Anfrage erfasst? Wie wird eine Aufgabe übergeben? Wo liegt die endgültige Version eines Dokuments? Wie lässt sich erkennen, wer gerade woran arbeitet?
Wenn Mitarbeitende erleben, dass die Software einen realen Arbeitsschritt vereinfacht, steigt die Nutzung meist von selbst. Wenn sie nur zusätzliche Eingaben verlangt, wird sie verständlicherweise umgangen.
Ungenutzte Funktionen sind nicht automatisch verschwendetes Geld
Bei einer Lizenzprüfung entsteht leicht der Anspruch, möglichst jede vorhandene Funktion verwenden zu müssen. Schließlich wird dafür bezahlt.
Das wäre die nächste falsche Schlussfolgerung.
Ein Unternehmen muss nicht sämtliche Möglichkeiten einer Software ausschöpfen. Manche Funktionen passen nicht zum Geschäftsmodell, sind für größere Organisationen gedacht oder würden mehr Aufwand verursachen als Nutzen bringen. Eine Anwendung kann wirtschaftlich sinnvoll sein, obwohl nur ein Teil ihres Funktionsumfangs benötigt wird.
Entscheidend ist nicht die prozentuale Auslastung einer Lizenz. Entscheidend ist, ob die eingesetzten Funktionen einen ausreichenden Nutzen bringen.
Ein Grafikprogramm muss nicht vollständig beherrscht werden, wenn es die regelmäßig benötigten Aufgaben zuverlässig erfüllt. Ein Webshop-System darf Funktionen enthalten, die für den konkreten Shop nicht relevant sind. Und ein Projektmanagement-Tool muss nicht jede interne Kommunikation ersetzen, wenn es zumindest Aufgaben, Fristen und Zuständigkeiten klar abbildet.
Problematisch wird es dann, wenn Unternehmen zusätzliche Software für Aufgaben kaufen, die mit der bestehenden Umgebung bereits sinnvoll lösbar wären. Ebenso unwirtschaftlich ist ein umfangreiches System, das nur für eine sehr einfache Funktion verwendet wird, obwohl eine schlankere Lösung ausreichen würde.
Eine gute Bestandsaufnahme soll daher nicht möglichst viele Funktionen aktivieren. Sie soll herausfinden, welche Funktionen wirklich gebraucht werden und welches Werkzeug sie am sinnvollsten bereitstellt.
Manchmal lautet das Ergebnis, eine bestehende Software besser einzurichten. Manchmal ist eine kurze Schulung ausreichend. Und manchmal stellt sich tatsächlich heraus, dass das aktuelle System zu groß, zu teuer oder schlicht ungeeignet ist.
Auch das ist eine wertvolle Erkenntnis.
Die versteckten Kosten entstehen zwischen den Systemen
Softwarekosten stehen auf Rechnungen und lassen sich vergleichsweise einfach erfassen. Schwieriger zu erkennen ist die Zeit, die zwischen den verschiedenen Werkzeugen verloren geht.
Eine Anfrage kommt über ein Website-Formular und wird per E-Mail weitergeleitet. Anschließend werden die Kontaktdaten in ein CRM eingetragen. Für die Angebotserstellung werden sie in eine Vorlage kopiert. Der Projektstatus landet später in einer anderen Anwendung und für die interne Auswertung werden die Zahlen nochmals nach Excel übertragen.
Jeder einzelne Schritt dauert vielleicht nur wenige Minuten. Über viele Anfragen und mehrere Mitarbeitende entsteht daraus ein erheblicher Aufwand. Zusätzlich steigt die Fehlerwahrscheinlichkeit. Namen werden unterschiedlich geschrieben, Kontaktdaten sind nicht überall aktuell und niemand weiß sicher, welches System die verbindliche Information enthält.
Software spart vor allem dann Zeit, wenn Informationen nicht ständig neu eingegeben werden müssen. Dafür braucht es entweder sinnvolle Schnittstellen oder einen bewusst vereinfachten Ablauf.
Nicht jede Anwendung muss mit jeder anderen verbunden werden. Vollständige Automatisierung kann teuer und unnötig kompliziert sein. Unternehmen sollten jedoch erkennen, an welchen Stellen regelmäßig dieselben Daten manuell übertragen werden und ob dieser Aufwand vermeidbar ist.
Manchmal reicht eine vorhandene Exportfunktion. In anderen Fällen kann eine Schnittstelle sinnvoll sein. Gelegentlich zeigt sich aber auch, dass zwei Systeme parallel dasselbe Problem lösen und eines davon vollständig entfallen könnte.
Der größte wirtschaftliche Vorteil liegt deshalb nicht immer in einer neuen Funktion. Er entsteht häufig dadurch, dass ein unnötiger Zwischenschritt verschwindet.
Auch Websites und Webshops sammeln bezahlte Altlasten
Bei Unternehmenssoftware sind ungenutzte Lizenzen zumindest auf der Abrechnung sichtbar. Auf Websites und Webshops bleiben Zusatzkosten oft länger unbemerkt.
Premium-Plugins verlängern sich automatisch, externe Dienste werden jährlich verrechnet und kostenpflichtige Erweiterungen bleiben installiert, obwohl die dazugehörige Funktion längst entfernt wurde. Gleichzeitig erhöht jede zusätzliche Komponente den Wartungsaufwand.
Ein Plugin, das niemand mehr aktiv verwendet, verschwindet nicht einfach. Es muss weiterhin aktualisiert, auf Kompatibilität geprüft und bei Sicherheitsmeldungen berücksichtigt werden. Wird es nicht mehr gepflegt, kann es selbst zum Risiko werden.
Auch externe Dienste können sich ansammeln: Formulardienste, Analysewerkzeuge, Schriftanbieter, Bilddatenbanken, Newsletter-Plattformen, Cookie-Lösungen oder Suchfunktionen. Manche erfüllen weiterhin eine wichtige Aufgabe. Andere wurden irgendwann ersetzt, ohne dass Vertrag, technischer Code oder Benutzerkonto vollständig entfernt wurden.
Eine regelmäßige technische Bestandsaufnahme sollte daher klären, welche Erweiterungen und Dienste tatsächlich aktiv sind, welche Kosten entstehen und ob eine vorhandene Funktion inzwischen auf einfachere Weise umgesetzt werden könnte.
Dabei darf nicht wahllos gelöscht werden. Ein scheinbar ungenutztes Plugin kann im Hintergrund eine wichtige Schnittstelle betreiben. Ein externer Dienst kann Daten enthalten, die vor einer Kündigung gesichert werden müssen. Jede Bereinigung braucht deshalb Prüfung und Dokumentation.
Das Ziel ist nicht die Website mit den wenigsten Plugins. Das Ziel ist eine Website, bei der jede Erweiterung einen nachvollziehbaren Zweck erfüllt.
Der nächste Kauf sollte mit einer unbequemen Frage beginnen
Neue Software kann sinnvoll und notwendig sein. Unternehmen verändern sich, Anforderungen wachsen und bestehende Systeme stoßen irgendwann an Grenzen. Es wäre falsch, jeden zusätzlichen Dienst grundsätzlich als unnötig darzustellen.
Vor dem Kauf sollte jedoch eine Frage beantwortet werden: Können wir das Problem mit unserer vorhandenen Software bereits lösen?
Dafür reicht ein schneller Blick auf die Funktionsliste häufig nicht aus. Es muss verstanden werden, welcher Prozess verbessert werden soll. Geht es tatsächlich um eine fehlende Funktion oder um eine bestehende Funktion, die schlecht eingerichtet wurde? Fehlt eine Schnittstelle oder ist der gesamte Ablauf unnötig kompliziert? Benötigen Mitarbeitende ein neues Werkzeug oder eine klare Regel für das vorhandene?
Ebenso relevant ist der Aufwand nach dem Kauf. Wer verwaltet die Benutzer? Welche Daten werden verarbeitet? Wie lässt sich die Anwendung in bestehende Systeme integrieren? Was passiert bei einer Kündigung? Können Daten vollständig exportiert werden? Und wer prüft nach sechs Monaten, ob die versprochene Verbesserung eingetreten ist?
Diese Fragen mögen einen spontanen Softwarekauf verlangsamen. Genau das ist ihr Zweck.
Ein neues Tool ist innerhalb weniger Minuten bestellt. Die organisatorischen Folgen bleiben oft über Jahre.
Eine Software-Inventur schafft mehr Klarheit als die nächste Kündigungsrunde
Wenn die laufenden Kosten zu hoch erscheinen, wird häufig pauschal nach Einsparungen gesucht. Abonnements werden gekündigt, Benutzer reduziert und günstigere Pakete gewählt. Das kann kurzfristig Kosten senken, aber auch wichtige Funktionen oder Daten gefährden.
Sinnvoller ist eine strukturierte Software-Inventur. Dabei wird zunächst erfasst, welche Anwendungen verwendet werden, welchen Zweck sie erfüllen, wer dafür verantwortlich ist und welche Kosten tatsächlich entstehen.
Zu jeder Lösung sollten einige grundlegende Fragen beantwortet werden:
Welche Aufgabe löst die Software?
Welche Personen nutzen sie tatsächlich?
Welche Daten liegen darin?
Gibt es Überschneidungen mit anderen Anwendungen?
Werden zentrale Funktionen nicht genutzt?
Lässt sich die Lösung sinnvoll in bestehende Abläufe integrieren?
Was passiert mit den Daten bei einer Kündigung?
Wer ist intern für Administration und Kontrolle zuständig?
Besonders aufschlussreich ist die Frage, was passieren würde, wenn die Software morgen nicht mehr verfügbar wäre. Entsteht sofort ein ernstes Problem, erfüllt sie offensichtlich eine wichtige Funktion. Merkt mehrere Wochen lang niemand etwas, ist eine Kündigung zumindest prüfenswert.
Die Antworten sollten trotzdem nicht nur von der Geschäftsführung oder IT kommen. Mitarbeitende kennen häufig praktische Funktionen, die in offiziellen Übersichten nicht sichtbar sind. Ein scheinbar ungenutztes Tool kann für einen kleinen, aber geschäftskritischen Prozess zuständig sein.
Umgekehrt kann eine Anwendung offiziell als zentral gelten, obwohl die meisten Beschäftigten längst mit eigenen Übergangslösungen arbeiten.
Fazit: Die teuerste Software ist jene, die keinen klaren Zweck erfüllt
Software ist nicht automatisch zu teuer, nur weil die monatliche Abrechnung steigt. Digitale Werkzeuge können Prozesse beschleunigen, Fehler reduzieren und Zusammenarbeit deutlich erleichtern.
Teuer wird Software dann, wenn sie ohne klares Ziel gekauft, nur teilweise eingeführt und anschließend parallel zu bestehenden Abläufen betrieben wird. Ebenso unwirtschaftlich sind Funktionen, für die bereits bezahlt wird, deren Nutzen aber niemand kennt.
Die richtige Reaktion ist deshalb weder ein pauschaler Sparkurs noch der Kauf des nächsten vermeintlich besseren Tools. Unternehmen sollten zuerst verstehen, welche Anwendungen vorhanden sind, welche Aufgaben sie erfüllen und wo unnötige Doppelarbeit entsteht.
Manchmal braucht es eine neue Software. Häufiger braucht es ein besseres Setup, klarere Zuständigkeiten oder eine kurze Schulung. Und gelegentlich reicht die Erkenntnis, dass die gesuchte Funktion seit Jahren vorhanden ist. Sie wurde nur nie eingerichtet.
Die entscheidende Frage lautet daher nicht: „Welche Software können wir noch kaufen?“
Sondern: „Nutzen wir die Software, die wir bereits bezahlen, wirklich sinnvoll?“
Wer diese Frage ehrlich beantwortet, findet oft mehr Einsparpotenzial als in der nächsten Rabattverhandlung.
Und vermutlich auch mindestens ein Abo, dessen Zugangsdaten seit 2023 niemand mehr kennt.
Sie bezahlen für digitale Werkzeuge, wissen aber nicht, welche davon wirklich genutzt werden?
IXSOL unterstützt Unternehmen dabei, Websites, Webshops und die dazugehörigen digitalen Dienste strukturiert zu prüfen. Wir analysieren eingesetzte Erweiterungen, externe Tools, technische Abhängigkeiten und laufende Kosten und zeigen, wo sich Systeme vereinfachen oder vorhandene Möglichkeiten besser nutzen lassen.
Sprechen Sie mit uns über eine ehrliche Bestandsaufnahme, bevor das nächste Tool nur ein weiteres Passwort erzeugt.